Définir les quotas et choisir un quota principal
Par où commencer : Quotas → Paramétrage. La page s'intitule Définition des quotas, sous le sur-titre Gestionnaire de quotas, et annonce elle-même son rôle :
« Créez les quotas sur lesquels un rôle est mesuré, puis saisissez un objectif par période pour chacun. »
Deux choses se passent ici, et il est facile de les confondre :
- Créer un quota — définir ce sur quoi un rôle est mesuré (une seule fois).
- Saisir les objectifs — entrer les chiffres par personne et par période.
Un rôle peut avoir plusieurs quotas
C'est le point que la plupart des gens manquent. Un quota n'est pas qu'un chiffre — c'est une métrique nommée avec un champ de base, et un rôle peut en posséder plusieurs.
Un rôle Commercial peut porter :
| Quota | Champ de base | Objet |
|---|---|---|
| Réservations | Montant de l'affaire | Le chiffre phare — Principal |
| Nouveaux logos | Nombre de nouveaux logos | Un objectif secondaire pour une règle précise |
Chaque quota a sa propre colonne d'objectifs et peut être mesuré par ses propres règles.
Le quota principal
Exactement un des quotas d'un rôle est le Quota principal. Lokom le décrit ainsi :
« Le quota phare du rôle — détermine l'OTE et la vue par défaut de l'Atteinte. Un seul quota peut être principal. »
Ce que le fait d'être principal change réellement — trois choses :
- Il détermine l'OTE. Le quota principal est le chiffre à partir duquel le calcul de la rémunération cible du plan travaille.
- C'est la vue par défaut sur Atteinte. Ouvrez Quotas → Atteinte et vous regardez le quota principal, sauf si vous changez.
- Le Taux intelligent l'utilise, et lui seul. « Le Taux intelligent accélère sur le quota principal. » Si vous cochez Taux intelligent sur une règle, elle se mesure contre le principal — vous ne pouvez pas la pointer vers un quota secondaire. → Calcul et Taux intelligent
Les règles ordinaires avec un Multiplicateur ne sont pas contraintes ainsi : elles demandent « Sur quel quota cela accélère-t-il ? » et vous pouvez choisir n'importe quel quota du rôle.
Si un rôle n'a qu'un quota, il est automatiquement le principal. Vous n'y pensez qu'à partir du moment où vous en ajoutez un second.
Créer un quota
- Allez dans Quotas → Paramétrage et sélectionnez le rôle.
- Cliquez sur Ajouter un quota.
- Nommez-le — par exemple
Réservations. C'est le libellé que vous choisirez dans les règles. - Choisissez le Champ de base — ce que ce quota mesure.
- Décidez s'il s'agit du Quota principal.
- Cliquez sur Créer le quota.
Résultat attendu : le quota apparaît comme un onglet au-dessus de la grille, avec un badge Principal s'il s'agit du quota principal.
Trois choses à savoir sur le champ de base
Seuls les champs numériques et monétaires peuvent servir de base. Si le sélecteur est vide, vous verrez « Aucun champ numérique ou monétaire disponible » — associez d'abord un champ adapté dans Organisation → Sources de données → Champs.
Lokom vous avertit si vos affaires ne portent pas encore le champ. Un champ peut être numérique, associé et sélectionnable alors qu'aucune affaire n'a jamais porté de valeur pour lui. Choisissez-en un et un avertissement apparaît aussitôt sous le sélecteur :
« Aucune affaire de cette organisation ne porte encore de valeur pour ce champ : le quota affichera 0 % d'atteinte — et une règle qui en dépend ne paiera rien — tant que vos affaires ne le portent pas. Sans conséquence si les données sont encore à venir. »
C'est un avertissement, pas un refus — le quota est bien enregistré. Construire un plan avant l'arrivée des données est un ordre de travail normal, et un champ vide aujourd'hui n'est pas vide pour toujours.
Prenez-le tout de même au sérieux. Toute règle que vous conditionnerez ensuite à ce quota est obligée d'utiliser le même champ comme Source — un seul quota bâti sur un champ vide met donc silencieusement à zéro chaque règle qui s'y rattache, et la base ne peut plus être modifiée ensuite. Rien ne vous avertira une seconde fois une fois le quota créé : c'est donc maintenant qu'il faut vérifier.
La base se verrouille dès que des objectifs sont saisis :
« La base est verrouillée une fois les objectifs définis. Créez un nouveau quota pour mesurer une autre métrique. »
C'est délibéré : changer silencieusement ce qu'un quota mesure réécrirait le sens de chaque objectif déjà saisi contre lui. Pour mesurer autre chose, créez un second quota.
Changer le quota principal
- Cliquez sur Modifier le quota
<nom>sur le quota que vous voulez promouvoir. - Activez l'interrupteur Quota principal.
- Enregistrez.
Lokom vous dit ce qui va se passer : « Définir <A> comme principal rétrogradera <B> — un
rôle a exactement un quota principal. »
Vous promouvez, vous ne rétrogradez jamais. L'interrupteur est désactivé sur le principal actuel, car un rôle doit toujours en avoir exactement un.
Toute règle utilisant le Taux intelligent suit le quota principal. Déplacez le principal et ces règles se mettent à mesurer une autre métrique au calcul suivant. Vérifiez vos plans avant de promouvoir.
Saisir les objectifs
Sous les onglets de quotas se trouve la grille : Rôle / Commercial sur le côté, une colonne par période de paie en haut, pour l'année choisie dans le sélecteur. Mesuré par affiche le champ de base du quota sélectionné.
Une colonne par période, pas par mois. Un calendrier mensuel en donne douze et elles
ressemblent à des mois. Un calendrier trimestriel en donne quatre. Un calendrier dont les
périodes courent du 26 au 25 les étiquette par date de début — 26 janv., 26 mars — et si
votre calendrier a été remanié en cours d'année, vous pouvez voir les deux styles côte à côte
et vous retrouver avec plus de douze colonnes. Les colonnes sont toujours les périodes que
votre calendrier possède réellement.
→ Définir votre calendrier de commissionnement
Vous obtenez l'année entière, même si vous vous êtes inscrit en juillet. Lorsque votre calendrier de commissionnement est enregistré, Lokom crée toutes les périodes de l'année en cours — y compris celles déjà passées — pour qu'il y ait toujours une colonne où saisir janvier. Les périodes passées restent ouvertes exactement pour cette raison. → Définir votre calendrier de commissionnement
-
Choisissez l'onglet du quota que vous saisissez.
-
Tapez l'objectif dans une cellule. Les valeurs s'enregistrent à la saisie, avec un Annuler dans la notification.
-
Utilisez Remplir l'année, sur la ligne Valeur par défaut individuelle, pour appliquer un chiffre par défaut à chaque période de l'année qui n'est pas clôturée. Son infobulle indique le chiffre et le nombre de périodes qui seront remplies :
« Appliquer
<montant>à<n>périodes. Les périodes clôturées ne sont pas touchées. »La notification qui suit compte les périodes remplies et les éventuelles périodes clôturées ignorées. Remplir l'année reste désactivé tant que la ligne n'a aucun chiffre : « Saisissez une valeur par défaut dans au moins une période pour remplir le reste de l'année ».
La ligne Valeur par défaut individuelle fixe un chiffre pour tout le monde dans le rôle ; les lignes individuelles la remplacent. Le ⓘ à côté du libellé dit la même chose :
« S'applique à tous les membres du rôle. Un montant saisi sur la ligne d'une personne le remplace pour elle. »
Prenez le mot individuelle au pied de la lettre : il s'agit du chiffre d'une seule personne, répété pour tout le monde dans le rôle. Ce n'est pas l'objectif cumulé du rôle. Le chiffre d'équipe est une autre ligne — voir Objectifs de rôle plus bas.
La colonne TOTAL est le quota annuel — la somme des périodes, les périodes non renseignées comptant pour zéro. C'est une somme, jamais une période multipliée, ce qui permet à une année saisonnière (un T4 chargé, un janvier calme) de s'additionner correctement.
À surveiller : la cellule d'une période clôturée est en lecture seule — cliquez dessus pour rouvrir la période d'abord.
Quand la grille n'a aucune colonne
Au lieu d'une grille vide, vous obtenez un message pleine page :
Aucune période configurée pour
<année>Configurez votre calendrier de commissions pour commencer à définir des objectifs de quota.
…avec un bouton Configurer les périodes qui vous emmène aux Préférences de période.
Deux situations y mènent encore :
- Vous n'avez jamais défini de calendrier de commissionnement. Définissez-en un ; cela suffit à construire l'année.
- Vous avez défini des plages personnalisées à la main et elles sont épuisées. Lokom n'inventera pas les plages de l'année suivante, car elles sont votre décision. Ajoutez-les.
Vous ne devriez pas voir ce message avec un calendrier Mensuel ou Trimestriel ordinaire, ni cette année ni la suivante — Lokom garde les deux années construites. → L'enregistrement construit le reste de votre année
L'assistant de plan pose lui aussi la question « Quel est le quota annuel pour ce rôle ? », mais cette réponse alimente uniquement sa suggestion de taux — elle n'écrit rien ici. Chaque montant de cette grille est un montant que vous avez saisi. La lecture se fait aussi dans l'autre sens : l'assistant pré-remplit son champ avec la somme de la ligne Valeur par défaut individuelle pour l'année en cours. → Ce que fait réellement le montant de quota saisi là-bas
Objectifs de rôle — le chiffre au niveau de l'équipe
Un objectif de rôle est ce contre quoi le rôle dans son ensemble est mesuré, et c'est ce par quoi les règles d'atteinte de rôle — bonus d'équipe, surclassements manager sur la performance d'équipe — divisent.
Où il se trouve
C'est la ligne Objectif de rôle, épinglée en bas de la grille de quotas, sous les membres qu'elle cumule. Elle a une cellule par colonne de période, exactement comme les lignes au-dessus — le chiffre que vous regardez appartient donc toujours à la colonne dans laquelle il se trouve. Elle est absente sur un rôle de responsable que personne ne gère : un objectif de rôle est ce sur quoi le responsable du rôle est mesuré, donc un rôle sans personne au-dessus de lui n'a rien qui divise par ce chiffre.
Son ⓘ nomme le comportement qui surprend :
« Suit la somme des quotas des membres jusqu'à ce que vous saisissiez un objectif ici. Un objectif saisi cesse de les suivre. »
À ne pas confondre avec la ligne du haut. La ligne Valeur par défaut individuelle est le chiffre d'une seule personne, répété pour tout le monde. La ligne Objectif de rôle est le chiffre du rôle entier. Ce sont deux agrégats, tous deux en euros — c'est précisément pour cela qu'ils portent des noms distincts.
Vous n'avez pas à le définir
Chaque période a déjà un objectif de rôle. Par défaut c'est la somme des quotas des membres de cette période, en direct : ajoutez un commercial, augmentez le quota de quelqu'un, et l'objectif suit. Il n'y a rien à valider.
C'est la même relation que celle des lignes au-dessus : la cellule d'un membre hérite de la valeur par défaut individuelle jusqu'à ce que quelqu'un la remplace. La ligne Objectif de rôle fonctionne de la même façon, donc une cellule est dans l'un de deux états.
Héritée — la somme, qui suit ses membres. Le survol le dit :
« Suit les quotas des membres. Saisissez le vôtre pour le remplacer. »
Remplacée — un chiffre que vous avez saisi. Cliquez la cellule, saisissez-le, appuyez sur Entrée. La cellule devient pleine et porte un petit point d'écart dès qu'elle diffère de la somme :
« Saisi à la main le
<date>. Effacez la cellule pour revenir à la somme. »
L'infobulle du point nomme l'écart : « Soit <n> % par rapport au cumul en direct,
actuellement <montant>. » Rien n'y dit que l'écart est acceptable, et rien n'a besoin de le
dire : un écart que le produit juge ordinaire ne porte aucune icône d'avertissement, et c'est
cette absence qui rassure. Sur-affecter est un comportement financier normal, pas un bug.
Au-delà de 25 %, dans un sens comme dans l'autre, le point devient une icône d'avertissement. Cela ne veut pas dire que le chiffre est faux : l'écart est assez large pour mériter une relecture avant le calcul de la période. Chaque sens dit autre chose, car ce ne sont pas les mêmes situations :
- Plus de 25 % au-dessus de la somme : « Plus de 25 % au-dessus de la somme — à vérifier. » Le plus souvent une ambition assumée, la phrase s'arrête donc là.
- Plus de 25 % en dessous de la somme : « Plus de 25 % en dessous de la somme — le rôle atteint son objectif avec moins de production que celle portée par ses membres. » Ce sens détaille la conséquence, car un objectif sous la somme fait paraître l'équipe meilleure qu'elle ne l'est.
Revenir à la somme
Effacez la cellule — cliquez dessus, supprimez le chiffre, appuyez sur Entrée. La cellule hérite de nouveau. Ressaisir la somme fait la même chose, et c'est délibéré : un chiffre qui égale simplement la somme du jour resterait figé contre elle et s'en écarterait dès la prochaine modification d'un quota.
L'annulation fonctionne ici, comme partout ailleurs dans la grille — le message qui suit un enregistrement la propose.
Rétablir la somme traite toute la ligne d'un coup. Il efface les objectifs que vous avez saisis pour que chaque période ouverte suive de nouveau ses propres membres :
« Effacer les objectifs que vous avez saisis pour que chaque période suive de nouveau la somme des quotas de ses membres (
<n>à rétablir). Les périodes clôturées ne sont pas touchées. »
Le message qui suit nomme ce qui a été fait — « <n> périodes rétablies à la somme. » Quand
rien n'a été saisi à la main, le bouton est grisé : « Aucune période n'a d'objectif saisi à la
main. »
À surveiller
Les membres sans quota sont exclus de la somme de cette période — et de celle-là seulement.
L'infobulle de la cellule en donne le nombre : « Exclut <n> membres sur <m> sans quota pour cette
période. » Les membres eux-mêmes sont signalés sur leurs
propres cellules, dans la grille au-dessus.
Une somme nulle est signalée : « Les quotas des membres totalisent zéro : l'atteinte mesurée contre cet objectif n'est pas définie. » Un objectif nul enregistre une atteinte de 0 % sans accélérateur.
Aucun quota du tout signifie aucun bonus d'équipe. Si les membres d'un rôle n'ont aucun quota pour une période et que personne n'a saisi d'objectif à la main, il n'y a rien contre quoi mesurer, et le relevé le dit : « Aucun quota n'est défini pour ce rôle sur cette période : il n'y a rien contre quoi mesurer l'équipe, et le bonus d'équipe n'a pas été calculé. » Définir les quotas des membres résout le problème — vous n'avez pas besoin de toucher à cette ligne.
Un rôle sans membre sur cette période n'a rien à cumuler — « Aucun membre cette période — rien à cumuler. »
Une période clôturée ne peut pas être modifiée — « Cette période est verrouillée ; les objectifs ne peuvent pas être modifiés. » Cela vaut dans les deux sens : Rétablir la somme ignore les périodes clôturées, donc un objectif saisi à la main avant la clôture reste exactement tel quel. La base de rémunération d'une période clôturée ne doit pas bouger. Une cellule héritée sur une période clôturée indique « Suit les quotas des membres. La période est clôturée. »
Le TOTAL, et les personnes parties depuis
Le TOTAL de la ligne est l'objectif annuel du rôle — la somme de ses propres cellules :
« Somme de la ligne : l'objectif annuel du rôle. Elle est égale à la somme des lignes des membres ci-dessus, sauf lorsqu'un objectif a été saisi à la main à une autre valeur que la somme. »
Chaque cellule additionne les membres qui étaient dans le rôle pendant cette période, ce qui n'est pas toujours qui s'y trouve aujourd'hui. Si quelqu'un est arrivé, parti ou a changé de rôle en cours d'année, la grille masque sa ligne par défaut et le TOTAL porte un astérisque qui le dit :
« Il inclut
<n>membres qui ne sont pas affichés — activez « Afficher les anciens membres » au-dessus de la grille pour voir leurs lignes. »
Afficher les <n> anciens membres, au-dessus de la grille, remet ces lignes à l'écran. Cela
ne change aucun chiffre — « Déjà comptés dans la ligne Objectif de rôle. Les afficher ne change
aucun chiffre. » Leurs cellules pour les périodes où ils étaient là restent modifiables ;
celles des périodes où ils n'étaient pas sont en lecture seule. La ligne d'un ancien membre
porte son propre ⓘ : « A quitté ce rôle en cours d'année. Son quota compte toujours pour
les périodes qu'elle a occupées : ces cellules restent modifiables. »
Parce qu'un objectif hérité suit ses membres, modifier le quota d'un commercial déplace l'objectif de rôle de cette période. Une fois la période calculée, le chiffre contre lequel le bonus a réellement été mesuré est enregistré sur la rémunération et ne change plus.
Archiver un quota dont vous ne vous servez plus
Modifier le quota <nom> → Archiver le quota. Lokom vous indique combien d'objectifs
saisis il contient avant que vous validiez : « L'archivage le retire de la Définition des
quotas, mais il reste consultable dans l'Atteinte pour les périodes passées. Vous ne pouvez pas
saisir de nouveaux objectifs dans un quota archivé. »
Suivre l'atteinte
Quotas → Atteinte montre la production par rapport à l'objectif, avec le quota principal par défaut.
Utilisez-la pendant la période comme signal d'alerte précoce — toute une équipe à 40 % en semaine trois, c'est un problème de plan ou un problème de pipeline, et les deux coûtent moins cher à trouver maintenant — et pendant la revue pour vérifier la cohérence des versements. Un commercial à 180 % d'atteinte avec un petit versement, c'est généralement un plafond ; un commercial à 60 % avec un gros versement, c'est généralement une règle qui se déclenche alors qu'elle ne devrait pas.
La page Atteinte mesure sur la date de signature. Le réalisé du rôle suit le champ de date propre à la période. Les deux peuvent couvrir des affaires légèrement différentes pour la même période.
Changer un quota en cours de période
C'est possible. L'atteinte se recalcule contre le nouveau chiffre, donc les affaires passées de cette période paient différemment.
Corriger une erreur de saisie ne pose pas de problème. Relever un objectif parce que quelqu'un sur-atteint est visible dans le journal d'audit, à votre nom — ce qui est le bon résultat, mais sachez-le avant de le faire, pas après.
Erreurs fréquentes
| Erreur | Conséquence |
|---|---|
| Créer un second quota et oublier lequel est principal | Le Taux intelligent et l'OTE mesurent discrètement la mauvaise métrique |
| Promouvoir un nouveau principal sans vérifier les plans | Des règles actives changent ce qu'elles mesurent |
| Choisir le mauvais champ de base | Vous ne pouvez plus le changer dès qu'il y a des objectifs — il faut un nouveau quota |
| Aucun quota sur le rôle | Le multiplicateur est grisé ; les seuils et le Taux intelligent n'ont rien à mesurer |
| Laisser les membres d'un rôle sans quota | Les bonus d'équipe sont purement ignorés — il n'y a rien contre quoi mesurer |